Sebelumnya | Daftar Isi | Feedback | Berikutnya

Penganggaran dan sumber daya

Baik anda akan melaksanakan program pelatihan sebagai suatu perusahaan komersial atau sebagai bagian dari suatu program edukasi atau proyek dana bantuan, tetap penting untuk mengatur anggaran secara cermat. Pelatihan tidak memerlukan anggaran yang besar namun ada beberapa biaya pokok yang berhubungan dengan ketentuan-ketentuan pelatihan dan pelatihan tidak dapat disampaikan tanpa sumber daya tertentu apapun baik dari pelatihan yang komersial maupun yang tidak menarik keuntungan.
Daftar pengeluaran pokok yang berhubungan dengan pelatihan diberikan di bawah ini:

• Penyewaan tempat
• Penyewaan peralatan (misalnya flip chart yang berdiri dengan menggunakan pena dan kertas, overhead projector, layar proyeksi, peralatan audio visual, peralatan komputer)
• Alat tulis kantor dan perangko (korespondensi dengan peserta pelatihan, periklanan, dsb)
• Biaya pengeluaran para pembicara
• Honor para pembicara
• Periklanan
• Konsumsi (makanan kecil dan makan siang)
• Handout/buku pegangan

Pengeluaran tambahan termasuk:

• OHP slides (memakan biaya yang sangat mahal)
• Floppy disks atau media digital
• Pengeluaran perjalanan anda sendiri untuk administrasi, misalnya untuk mengumpulkan handout dari pencetak
• Kertas untuk mencetak handout
• Sampul file, pena dsb untuk digunakan dalam ruang pelatihan
• Honor penterjemah

Beberapa pengeluaran anda akan terbatas, yaitu, biaya penyewaan tempat dan peralatan akan sama berapapun ukuran kelasnya. Tabel di bawah ini memberikan contoh biaya yang terbatas secara keseluruhan untuk pelatihan.

Biaya terbatas untuk Pelatihan Kearsipan

Item	Biaya
Tempat	£100
Peralatan	£20
Pengeluaran biaya para pembicara	£65
Honor para pembicara (2 x £100)	£200
Alat tulis kantor dan perangko	£15
Iklan dalam Newsletter profesi	£50
Total	£450.00

Pengeluaran lainnya, seperti konsumsi, akan tergantung dari jumlah peserta pelatihan. Tabel berikut ini memberikan suatu contoh biaya dari sejumlah peserta pelatihan:

Biaya Tiap Peserta untuk Pelatihan Kearsipan

Item	Biaya
Handout	£5 per peserta
Konsumsi	£7 per peserta
Total biaya per orang	£12

Anda perlu menggunakan dua perkiraan biaya untuk membuat anggaran keseluruhan. Apabila organisasi anda menawarkan pelatihan gratis, maka anda perlu mengetahui anggarannya, atau memasukkan ke dalam suatu proposal anggaran. Dalam contoh yang diberikan, apabila anda menawarkan pelatihan untuk 20 peserta pelatihan dalam satu kelas, anggaran keseluruhan £731 akan dirinci seperti ini:

Anggaran Keseluruhan untuk Pelatihan Kearsipan

Item	Biaya
Tempat	£100
Peralatan	£20
Pengeluaran biaya para pembicara	£65
Honor para pembicara (2 x £100)	£200
Alat tulis kantor dan perangko	£15
Iklan dalam Newsletter Profesi	£50
Handout (24 @ £5 per peserta*)	£120
Konsumsi (23 @ £7 per orang†)	£161
Total	£731.00
* Anda perlu membuat satu kopi untuk arsip dan satu kopi untuk dipergunakan sendiri serta satu kopi untuk setiap pembicara † Sama halnya, anda perlu menyediakan konsumsi untuk anda sendiri dan pembicara-pembicara

Apabila anda melaksanakan pelatihan pada suatu jalur bisnis, anda perlu menentukan apakah keuntungan yang anda dapatkan sesuai dengan persiapan waktu anda dan waktu yang dipergunakan untuk pelatihan itu sendiri. Anda perlu menentukan kebutuhan anda untuk menetapkan biaya setiap peserta dan jumlah minimal peserta agar mencapai keuntungan.
Apabila kita mengambil anggaran yang diberikan di atas, kita akan melihat bahwa biaya untuk pemberian Pelatihan Kearsipan untuk 20 peserta adalah £731. Mungkin anda berharap untuk membuat keuntungan sebesar £1500 untuk menutupi pengeluaran waktu anda. Karena itu, anda memerlukan biaya £2231 untuk pelatihan anda — dibagi 20 peserta dan anda perlu menetapkan biaya per peserta sebesar £112. Namun, apabila anda tidak memiliki 20 peserta, maka anda perlu menentukan berapa keuntungan anda dan pada berapa poin anda akan memutuskan untuk membatalkan pelatihan tersebut. Ternyata anda dapat melaksanakan pelatihan apabila anda memiliki 8 orang peserta dan menarik biaya sekitar £100 per orang. Anda mungkin memutuskan puas dengan keuntungan £500 dari 13 peserta pelatihan.