Pembuatan profil para peserta didik

Agar pelatihan menjadi efektif, maka penting untuk mempunyai suatu ide yang jelas tentang siapa yang akan hadir atau mengikuti kursus anda. Apabila memungkinkan, anda akan membuat profil mereka agar sesuai dengan maksud dari kursus tersebut. Seberapa jauh anda mengenal mereka? Apakah ada suatu tipe peserta atau mereka semua sangat berbeda? Hal ini tidak selalu ada pada tingkatan individual: apa yang anda coba lakukan adalah mendapatkan suatu pandangan tentang calon kelompok tersebut sebagai suatu keseluruhan untuk menyelenggarakan pelatihan yang sesuai dengan mereka. Ini akan membantu anda untuk mengelola konten pelatihan dan juga mempersiapkan anda, serta para instruktur anda, untuk memberikan pelatihan tersebut pada tingkatan yang tepat untuk para peserta. Anda mungkin tidak memiliki kontak langsung dengan calon peserta sebelum pelatihan tersebut dan mungkin perlu tergantung pada informasi dari pelaksana organisasi. Dalam setiap hal, seksi ini memberikan daftar pertanyaan pokok.

Pertanyaan-pertanyaan mendasar

Pertanyaan-pertanyaan mendasar berikut ini mungkin perlu dipertimbangkan, namun anda akan memilih pertanyaan-pertanyaan yang sesuai dengan jenis kursus yang anda rencanakan.

Berapa banyak peserta yang harus anda miliki?

Realistis dalam hal berapa banyak, atau sedikit, para peserta akan membuat pelatihan menjadi efektif. Apabila anda merencanakan untuk memasukkan sesi interaktif, seperti lokakarya atau pembagian kelompok, maka anda akan membatasi jumlah peserta hingga antara 20 dan 25 orang, jika tidak maka sesi-sesi ini akan menjadi berat dan terlalu memakan waktu. Sebaliknya, terlalu sedikit peserta, biasanya kurang dari delapan orang, dapat menyebabkan suatu lingkungan pelatihan yang tidak memuaskan.

Siapa para peserta tersebut?

Faktor-faktor seperti variasi usia dan campuran jenis kelamin, serta latar belakang budaya, sosial, dan suku dari para peserta mempengaruhi pemberian pelatihan tersebut. Tingkatan keahlian yang sama dari para peserta dan posisi mereka dalam kehidupan serta pekerjaannya akan saling berkaitan. Juga, ada banyak pertimbangan finansial yang mungkin mempengaruhi kemampuan mereka untuk mengikuti pelatihan tersebut.

Dari mana asal para peserta tersebut?

Hal ini berlaku tidak hanya untuk tempat mereka bekerja, apa jenis organisasi dan posisi mereka di tempat kerjanya, tetapi juga untuk lokasi geografis. Perjalanan yang jauh ke tempat pelatihan mungkin akan melelahkan para peserta di awal pelatihan, juga untuk waktu pelaksanaan pelatihan mungkin perlu memperhitungkan ketentuan-ketentuan jarak tempuh perjalanannya.

Apa pengalaman pelatihan mereka?

Beberapa orang akan memperkenalkan diri mereka, berpartisipasi dalam kerja kelompok dan diskusi kelas. Yang lainnya benar-benar tidak terbiasa dan mereka perlu penjelasan serta keyakinan lagi.

Apa pengalaman mereka tentang topik pelatihan?

Seperti telah disebutkan di atas, pelatihan tidak selalu sekedar pengenalan kepada para peserta mengenai ide-ide dan konsep-konsep yang baru. Pelatihan dapat merupakan pembaharuan pengalaman perorangan atau pemberian dasar-dasar teoretis profesi untuk pekerjaan praktis yang telah lama dilakukan oleh para peserta. Sekali lagi, tingkatan pengalaman para peserta akan mempengaruhi disain dan metode pemberian pelatihan.

Apa motivasi mereka?

Anda perlu mempertimbangkan apa manfaat dari pelatihan untuk para peserta tersebut baik secara perorangan maupun untuk tempat kerjanya. Anda juga mungkin ingin menentukan untuk siapa kursus ini dimaksudkan. Suatu cara yang baik untuk menjelaskan tentang apakah kursus ini akan sesuai untuk para peserta yang dimaksud adalah dengan mendefinisikan tujuan dan sasaran dari pelatihan tersebut seperti sebuah seri dari poin-poin ringkasan.

Tabel pembuatan profil para peserta 

Tabel berikut ini memberikan lebih rinci cara membuat profil para peserta dengan memperhitungkan demografi, profesi, motivasi, faktor-faktor pembelajaran dan sumber daya. Anda dapat menggunakan seluruh bagian dari tabel untuk membuat profil calon peserta dengan memikirkan tentang pertanyaan-pertanyaan dalam kolom 1, Faktor-faktor, menambahkan hal-hal lainnya yang anda anggap relevan. Letakkan jawaban anda dalam kolom 2, Profil. Kemudian menyusun daftar dari implikasi tersebut sebagai catatan pada saat membuat kursus dan materi-materi kursus.
Alternatif lainnya, anda dapat menggunakan tabel-tabel sebagai suatu dasar untuk membuat perangkat yang sedikit formal dan sedikit ilmiah untuk mengumpulkan informasi yang bermanfaat tentang para peserta sebelumnya. Mendistribusikan formulir-formulir itu dalam kelas akan memberikan latar belakang yang bermanfaat untuk persiapan anda di setiap tahap sebelum pemberian pelatihan.

Tabel membuat profil peserta: Faktor demografi

Faktor demografi	Profil	Implikasi
Jumlah peserta pelatihan
Dimana mereka tinggal?
Usia
Jenis kelamin
Kondisi pribadi

Tabel membuat profil peserta: Faktor profesi

Faktor profesi	Profil	Implikasi
Organisasi/instansi
Peran dan tanggung jawab para peserta
Pengetahuan, keterampilan, dan pengalaman profesi
Lama bekerja
kebutuhan pelatihan organisasi/ instansi
Kebutuhan pelatihan para peserta
Pengetahuan topik pelatihan para peserta

Tabel membuat profil peserta: Faktor motivasi

Faktor motivasi	Profil	Implikasi
Apa manfaat perorangan yang akan didapat oleh para peserta kursus?
Apa manfaat yang mereka dapatkan di tempat kerjanya?
Apa harapan mereka?
Apa yang mungkin mencegah mereka mengikuti kursus?

Tabel membuat profil peserta: Faktor pembelajaran

Faktor pembelajaran	Profil	Implikasi
Pendidikan umum
Pendidikan dan pelatihan profesi
Pengalaman pembelajaran dan pelatihan
Keyakinan tentang pembelajaran

Tabel membuat profil peserta: Faktor sumber daya

Faktor sumber daya	Profil	Implikasi
Siapa yang akan membiayai kursus?
Apakah para peserta dibebaskan dari pekerjaannya selama mengikuti pelatihan?

Tabel membuat profil peserta: Faktor lainnya

Faktor lainnya	Profil	Implikasi